10 regole per rispondere al telefono in ufficio

Se lavoro nell’ufficio di un’azienda e devi rispondere al telefono, devi usare una tonalità di voce chiara, formale e cortese. Iniziare una conversazione in modo gentile ed empatico è molto importante, perchè è il primo biglietto da visita che il tuo interlocutore riceve non solo di te, ma dell’intera azienda per la quale lavori. Mostrarsi professionali quindi, è di fondamentale importanza.

Ecco allora 10 consigli e regole da applicare se rispondi al telefono in ufficio, regole che vanno dal semplice “non masticare una gomma” alla risposta al telefono in inglese, se ti trovi a dialogare con clienti o fornitori internazionali.

In modo professionale

Ecco allora le 10 regole fondamentali per rispondere al telefono in ufficio:

1. Non fare altro mentre rispondi al telefono. Se stai parlando con qualcuno e squilla il telefono e devi rispondere, interrompi la conversazione e dedicati solo al tuo interlocutore;
2. Non masticare gomme. Non è bello sentire che chi risponde sta “ruminando” al telefono (ebbene sì, si sente);
3. Non mangiare al telefono. Se già non devi masticare gomme, figuriamoci mangiare! Se stai mangiando quindi, deglutisci con calma e solo dopo rispondi;
4. Parla vicino al telefono. Non tenere la cornetta lontana, ma alla giusta distanza;
5. Di’ “Pronto” con tono educato e cortese. Già dalla prima parola, il tuo interlocutore si fa la sua prima impressione su di te;
6. Presenta l’azienda. Appena rispondi, usa questa forma: “Pronto Alpha, buonasera (o buongiorno)!”
7. Chiedi chi è l’interlocutore. Se non si presenta da sè, poni la seguente domanda “Con chi ho il piacere di parlare?”;
8. Fai le domande giuste. Se inizi un discorso, ricorda di domandare le informazioni necessarie: chi è, cosa desidera, come puoi essere utile se la persona che cerca non c’è, ecc.
9. Tieni carta e penna a portata di mano. Prendere appunti potrebbe essere essenziale;
10. Se ti parlano in inglese, devi rispondere: “HI, this is Theresa speaking” e non “Hi, I’m Theresa!” che è errato!